וורד מסייע לבנות מסמך
עוד כשהייתי בתיכון לימדו אותנו שכשכותבים צריך לתכנן – הקלאסי היה לכתוב את כל הנקודות, ולארגן אותן לפי סדר, כך שאחת בונה על קודמתה. שנים כה רבות אחרי כן אני עדיין משתמשת בכלי הזה – גם אם אני מרשה לעצמי לסטות ממנו.
כי אני עובדת עם וורד.
וורד מאפשר לי להזיז ולשנות ולבדוק איך דברים מסתדרים תוך כדי עבודה. ממש כמו להזיז את הספה למקומות שונים בחדר, עד שהיא עומדת בדיוק במקום הנכון.
בגרסאות ישנות של וורד הייתה תצוגת "חלוקה לרמות" (Outline). היא עדיין קיימת, אבל בגרסאות האחרונות היא מיותרת, כמו ההיצמדות לשיטה שלמדתי בתיכון. עכשיו הכול זמין לנו תוך כדי עבודה שוטפת.
סגנונות מסוג "כותרת" (Heading)
על סגנונות כבר כתבתי בפוסט אתם ממילא משתמשים בסגנונות – אז רתמו אותם לצורכיכם. כאן אני רוצה להסביר על שימוש בסגנונות מסוג "כותרת" (Heading), בכרטיסיית "בית". לסגנונות מסוג "כותרת" יש יתרון מובנה, בהיותם כבר מוגדרים ברמות שונות: "כותרת 1" לראש פרק, "כותרת 2" לתת־פרק וכן הלאה – כבר נותן סדר, מבנה והקשר למסמך שלנו.
לפני כתיבת הטקסט כתבו את הכותרות ואת כותרות המשנה.
איך?
בלשונית "בית", בקבוצת סגנונות – בחרו מתוך הגלריה המוצגת את הכותרת המתאימה, על פי מספר הרמה. אם אתם לא רואים את כל הסגנונות בגלריה, אפשר לנווט בעזרת החץ שבצד או ללחוץ על החץ התחתון ביותר כדי לפתוח את החלון כולו.
טיפ למי שכותב פרוזה:
הכללים לכתיבה זורמת, מקושרת והגיונית לא מיועדים רק למסמכים אקדמיים. נכון שפרוזה לא מכילה מפה היררכית של כותרות, אבל זה לא מונע מכם לייצר אותה בשלב הכתיבה, ולמחוק אותה אחרי שהמבנה מדויק ואינכם זקוקים לכותרות יותר.
"חלונית הניווט" עושה הרבה יותר מאשר לנווט
אתם עובדים על מסמך ארוך ומורכב, שיש בו רמות של תוכן? חלונית הניווט צריכה להיות פתוחה לכם באופן קבוע.
אם היא לא פתוחה עדיין, בחרו להציגה מכרטיסיית "תצוגה" (View).
לחלונית שלוש לשוניות: "כותרות", "עמודים" ו"תוצאות".
בלשונית "עמודים" מוצגות צלמיות של כל העמודים שיש במסמך. הדבר עוזר לניווט מהיר, וגם מאפשר מבט על האסתטיקה; לשונית "תוצאות" נפתחת כאשר אנחנו מבצעים חיפוש. אנחנו נתמקד בלשונית "כותרות".
לשונית "כותרות" מציגה את כל הפסקאות שהוגדרו בסגנון מסוג "כותרת", מדורגות על פי רמת הכותרת.
חץ שחור יעיד על כותרת ברמה נמוכה יותר, והכותרת ברמה הנמוכה ביותר מוצגת בהזחה.
לחיצה על החץ השחור מציגה רק את הרמה שבחרנו לסגור את מה שמתחתה, והחץ השחור הופך לחץ חלול (ראו בצילום מסך הנ"ל). לחיצה נוספת תחזיר הצגה מלאה.
אנחנו יכולים לשלוט בשטח שחלונית הניווט תופסת מהמסך – נלחץ בעזרת הצד השמאלי של העכבר על קו הגבול שבין החלונית למסמך, עד שהסמן הופך לחץ דו־כיווני:
ואז לגרור לכיוון הרצוי כדי להתאים את גודל החלונית.
החלונית פתוחה – מה נעשה איתה?
קודם כול – נוכל לנווט
נקליק על כותרת בחלונית הניווט, והסמן יעבור מייד לכותרת זו בגוף הטקסט; וגם להפך – רוצים להתמצא איפה אתם נמצאים ברחבי הטקסט? מיקומו של הסמן מודגש בחלונית.
נוכל ללמוד את מבנה המסמך שלנו
בחלונית מוצגת מפת המסמך שלנו – הכותרות וההיררכיה שביניהן. כך נראה שהסדר אכן תומך בזרימת הטקסט והמידע. כדי להקל עלינו, נוכל להסתיר או לגלות תת־רמות מסוימות, כמתואר מעלה. נוכל גם להסתיר או לגלות הכול: מתפריט שנפתח בקליק ימני אפשר לבחור "הרחב הכול" או "כווץ הכול", כדי להציג כל הרמות או רק את הרמה העליונה, בהתאמה.
אפשר לדייק עוד יותר, בעזרת "הצגת רמות כותרת" ובחירת הרמה הרצויה.
כותרת לא יושבת במיקום הנכון בהיררכיה? מכאן נתקן!
בקליק ימני על הכותרת בחלון הניווט נבחר "קדם" כדי להעלות את הכותרת רמה, למשל: העלאת "כותרת 2" ל"כותרת 1", או להורידה רמה, למשל: "כותרת 2" ל"כותרת 3".
כותרת לא יושבת במיקום הנכון בטקסט? מכאן נתקן!
בעזרת הצד השמאלי של העכבר נבחר את הכותרת, ונגרור אותה למיקום הרצוי.
הכותרת תעבור למיקום החדש, כולל כל תת־הכותרות שלה, וכמובן כולל הטקסטים שכלולים בה.
חסרה כותרת? נוסיפה מכאן!
בקליק ימני של העכבר נוכל לבחור אם לפתוח כותרת חדשה באותה רמה – לפני הכותרת שעליה הקלקנו או אחריה – או לייצר כותרת משנה.
רק היזהרו מה"מחק" המתאפשר מתפריט זה – לא רק הכותרת תימחק, אלא כל תת־הכותרות והטקסטים שמתחתיה, וזאת בלי לשאול אם לזה התכוונתם.
גם מגוף הטקסט נוכל לעשות פעולות דומות לאלה שלמדנו לבצע בחלונית הניווט
בהשהיית העכבר על כותרת שבגוף הטקסט – לפני המילה הראשונה שלה יוצג חץ הפונה כלפי מטה.
קליק על החץ הזה יגרום לו להצביע לכיוון הכתיבה, והטקסט שמתחת לכותרת יוסתר.
בקליק ימני על הכותרת שבגוף הטקסט נוכל לבחור הרחב או כווץ: "הרחב" כדי לראות את כל הכותרות שבמסמך בבת אחת, "כווץ" כדי להסתיר הכול.
כאשר הכותרות מוסתרות, נראה את מבנה המסמך, ונוכל אפילו לגרור ולשנות את מיקום הכותרת עם כל תתי־הכותרות והטקסט שמתחתיה, אבל זהירות – אם נבצע זאת כאשר הכותרות לא מכווצות, תוזז רק הכותרת בלי כל מה שמתחתיה.
הסתרה של כותרות מתבטלת בפתיחה הבאה של המסמך. בהגדרות פסקה אפשר לשמר את ההסתרה, אבל אם תבחרו לעשות זאת – השתמשו באפשרות זו רק בעת הכתיבה, ואל תשכחו לבטל זאת כאשר אתם מעבירים את הקובץ לקוראים אחרים.
העבודה עם סגנונות כותרת מתוך המסמך אומנם דומה למה שאפשר לעשות מחלונית הניווט, אך פחות נוח לבצעה. אני משתמשת בזה לתהליך הכתיבה עצמו – סוגרת הכול, מלבד את הפרק שעליו אני עובדת. כך קל לי יותר להתמקד במשימה הנוכחית, ובכל זאת יש לי תזכורת תמידית למיקום היחסי של הפרק שעליו אני עובדת במבנה של הטקסט כולו.
שימו לב! בגרסאות שונות של אופיס, גם אחרי עדכונים, יכולים להיות שינויים במיקום ואפילו בשם של הכלים המתוארים. לכן, ייתכן שהמוצג על המחשב שלכם ייראה שונה מצילומי המסך בפוסט. השתמשו ב"עזרה" כדי לאתר את מיקום ההגדרה בגרסה שלכם.
כאשר אתייחס ליכולות החדשות בגרסת 365 של אופיס אציין זאת, כדי לחסוך למי שעובד עם גרסאות קודמות חיפוש לשווא.
ידעת על יכולת זאת? היא שימושית לך? הכוונה שלך תעזור לי לכוון את הפוסטים הבאים.
