טבלאות הן כלי עבודה וכמו כל כלי צריך להשתמש בהן נכון
אלו שלוש דוגמאות לשימוש בטבלאות ככלי עזר וניהול למלאכת הכתיבה.
הדוגמה מפורטת בפוסט איך שהזמן רץ, האחרות ניהוליות לחלוטין. דוגמאות אלה מציגות שימוש בטבלאות מאחורי הקלעים לכתיבה ספרותית. מי שכותב מאמרים אקדמיים מחקריים נדרש לטבלאות כחלק אינטגרלי מהכתיבה.
פוסט זה מיועד לכל מי שנעזר בטבלאות, משתמש בטבלאות ו/או מציג מידע בטבלאות. הוא מתמקד בתיאוריה של העבודה עם טבלאות, מתוך אמונה שבנייה נכונה ומושכלת של הטבלה תשרת גם אותנו וגם את הקוראים.
כדרכה של תיאוריה, היא נכונה ללא קשר ליישום שבו נשתמש כדי לבנות את הטבלה. לא תקבלו כאן הנחיה כלשהי של איך-לעשות-מה. הנחיות וטיפים בנוגע לטבלאות וורד תוכלו למצוא בפוסטים כל מה שרציתם לדעת על טבלאות, חלקים א-ה, בקטגוריה "על כתיבה, על קריאה ועל המכונה שביניהן". בפוסט זה אנחנו רק חושבים ומקבלים החלטות נכונות עבור הטבלה שלנו.
אנחנו עסוקים, יודעים לבנות טבלאות – למה את מבזבזת לנו הזמן?
מהמרת שכל מי שקורא את הפוסט הזה בנה טבלאות לא פעם, לא פעמיים. אבל האם הקדשתם פעם מחשבה למהות של הטבלה?
- מה תפקידה של הטבלה?
- למה בכלל טבלה ולא טקסט רציף או רשימה?
- מי ישתמש בנתונים שבטבלה?
- האם יהיה צורך עתידי לעדכן את הטבלה (הוספת שורות, שינוי מבנה, הוספת עמודות)?
- מהו הכלי המתאים ביותר לניהול הטבלה (ללא קשר ליישום שבו הטבלה תוצג)?
- …
פוסט זה עוזר לכם להבין את מה שעשיתם עד כה באופן אינסטינקטיבי, וכתוצאה מכך לשפר את הטבלאות שתבנו בעתיד.
נתחיל בהגדרת המושג "טבלה"
טבלה היא דרך לארגן מידע באמצעות תאים הנוצרים ממפגש של שורות ועמודות. בפועל טבלה היא בסיס נתונים.
בטבלה קלאסית כל שורה מייצגת סדרה של פרטי מידע המרכיבים יחידה אחת, כרטיס, וכל עמודה מציגה סוג מסויים של מידע. למשל אנשי קשר: כל איש קשר יקבל שורה משלו, ותחת כל עמודה יוצג המידע המתאים: טלפון, דוא"ל, כתובת…
לעבודה בטבלה יש כללים ומוסכמות
כדי לתכנן טבלה עלינו להכיר את עקרונות העבודה עם טבלה. אומנם הם לא חקוקים בסלע, אך הם קיימים למעננו – כדי להבטיח ניתוח נכון של נתונים ולהקטין טעויות משתמש שעלולות להביא לשימוש לא נכון במידע.
חשוב לא פחות, עקרונות אלה הם כמו דקדוק בשפה – מטרתם לוודא שכל מי שקורא את הטבלה יבין אותה כפי שהתכוונו, כפי שצריך.
הרשום פה מתייחס לתכנון טבלה שבה מצויים נתונים. חלק מהעקרונות עומדים בניגוד לאסתטיקה של אופן ההצגה. אם נדרש להכין טבלה נעימה לעין לצורך פרסום, נעשה זאת בשלב האחרון, אחרי סיום כל פעולות העריכה.
מה בשורות – מה בעמודות
- טבלה קוראים לכיוון הקריאה – מימין לשמאל בעברית, משמאל לימין באנגלית. בכל מקרה לא מלמעלה למטה.
- בשורות היחידה השלמה (כרטיס / רשומה), בעמודות פרטי המידע של היחידה.
לכל טבלה ללא יוצא מן הכלל יש כותרות
- חובה: כותרת לכל עמודה, המגדירה את המידע המופיע בה. שורת הכותרת חייבת להיות בכל טבלה המציגה נתונים – אסור לתת למשתמש לנחש מהי מהות הנתונים שבטבלה.
- לשיקול דעת: כותרת לכל שורה, המופיעה בתא הראשון של הרשומה. בדוגמה של פרטי אנשי קשר מעלה, סביר להניח ששם הכרטיס מורכב משם פרטי ושם משפחה, אף שהם מוצגים בשתי עמודות נפרדות.
בכל תא פיסת מידע אחת, שתוכנה מוכתב מכותרת העמודה
- סוג המידע זהה לאורך כל הטבלה עבור כל השורות. למשל, לא נכתוב באותה עמודה פעם טלפון ופעם דואר אלקטרוני, אלא נקפיד על כך שלכל אחד מסוגי המידע תהיה עמודה ייעודית משלו.
המידע מוצג ברצף, ללא שבירה של המבנה הטבלאי
הרצף נדרש כדי לאפשר את ניהול הטבלה – מיון או סינון.
- בלי שורות ריקות, בלי עמודות ריקות.
- אפשר להשאיר תאים ריקים רק אם אין מידע.
- אין לשבור את המבנה הטבלאי, גם אם האסתטיקה הוויזואלית בעייתית.
- אין למזג תאים! כל מי שניסה לבחור עמודה שבה תאים ממוזגים, אפילו כדי לשנות את צבע הגופן, מבין את הבעייתיות.
- מאותה סיבה אין למחוק תאים יחידים! מחיקת תאים מסוימים משאירה שורות באורך שונה מאחרות, וייתכן שהקשר של התא (המידע) עם הכותרת הנכונה יאבד.
עיקרון הרצף יכול לעמוד בסתירה להצגה אסתטית של המידע. כאמור, במקרים אלה אפשר לפגוע בעיקרון הרצף רק בנוסח הסופי אחרי העריכה, בשלב שכבר סיימנו לסנן והחלטנו על המידע שיוצג ועל מיונו.
הכל טוב ויפה בעקרונות, אבל תאכלס?
רוב העקרונות הנ"ל מובנים מאליהם, ובכל זאת אנשים נוטים לשכוח ונותרים עם טבלה בעייתית. מתוך פניות של כותבים אליי לאורך השנים, ריכזתי סקירה של טעויות נפוצות בתכנון טבלאות. הראייה היא מעשית – כיצד לשלב בין הצרכים לעקרונות. כלומר, מדוע חשוב לא לוותר על אף עיקרון מהכתובים מעלה, מהן ההשלכות כשמוותרים, ואילו הצעות יש לפתרון בעיה קיימת.
יש לי מעט כרטיסים והרבה פרטי מידע, אז אחליף בין עמודות לשורות
למספר הרשומות (השורות), אין קשר להחלטה איזה מידע יופיע בשורות ואיזה בעמודות. גם אם יש לנו חמש רשומות ועשרים פרטי מידע, יש לשמור על המוסכמה שהשורות הן הרשומה והעמודות מכילות את פרטי המידע.
טיפ: למספר פרטי המידע (העמודות) יכולה להיות השפעה על הכלי שבו נבחר כדי לייצר את הטבלה (על כך בפרק האחרון של פוסט זה).
הסיבה
- זכרו את הקוראים שלכם – כאמור מעלה, זהו הדקדוק של הטבלה. כתיבה בשגיאת דקדוק עלולה לגרום לבלבול ו/או לחוסר הבנה אצל הקורא.
- מי שנדרש לייצא את הנתונים לצורך קליטה במערכת אחרת חייב לפעול על פי עיקרון זה (נימוק שרלוונטי לפחות מכם).
שילוב צרכים
- כמו בצורכי אסתטיקה אחרים, גם כאן אפשר לבצע החלפה בנוסח הסופי, לאחר סיום העריכה.
אני זקוק ליותר משורת כותרת אחת
לא רק שחייבת להיות שורת כותרת אחת, אלא היא צריכה להיות השורה הראשונה בטבלה.
הסיבה
- על כל תא בכותרת להכיל את מלוא המידע. אם יהיה מידע רלוונטי מחוץ לכותרת התא, הוא עלול להיעלם אם נרצה למיין.
- חטא גורר חטא: לרוב, במקרים של יותר משורה אחת לכותרת הנטייה היא גם למזג תאים.
שילוב צרכים
- קיימת גמישות ביישום עיקרון זה בהתאם לכלי שבו משתמשים לניהול הטבלה. בטבלאות וורד נוכל בקלות לבנות ולהגדיר יותר משורת כותרת אחת (עדיין בראש הטבלה בלבד), באקסל זה מורכב יותר ודורש יצירתיות כדי "לעבוד" על התוכנה.
- גם אם בחרנו ביותר משורת כותרת אחת, אין למזג תאים עד לנוסח הסופי המוצג לאחר עריכה!
הטבלה קטנה – למה לא לדלג על שורת הכותרת?
- חשבו על המידע המוצג בטבלה – מובן מאליו שהקורא יבין מהו בלי כותרת מסייעת? אין ספק שהטבלה לא תגדל בהמשך? תחליטו בהתאם.
הטבלה צפופה מדי לעין, אז צריך לרווח ועל כן צריך שורות ריקות
אנשים בוחרים לשבור רצף של טבלה, בעיקר באמצעות שורות ריקות, מסיבות שונות. אסתטיקה היא הסיבה הראשית, אולם גם כ"שומר מקום" למידע עתידי ולפעמים סתם מחוסר הבנה של ההשלכה.
לא רק שחייבים לשמור על עיקרון הרצף, אלא שאין מצב שבו יש צורך בשורות או בעמודות ריקות. בכל כלי לבניית טבלה שנבחר יש דרכים אחרות להשיג את הצורך הזה.
הסיבה
- שורות ריקות עלולות לפגוע בשלמות הטבלה, ולבטח לתת תוצאות מוזרות אם רוצים למיין את השורות ותוצאות חלקיות אם גם מסננים (כלי סינון קיים באקסל, לא קיים בוורד).
- תאים ריקים בעמודות שעל פיהן מבצעים מיון או סינון ישפיעו כמו שורות ריקות.
- עמודה ריקה פוגעת ברצף הקריאה, שכן מאתגרת את העין לראות את השורה הנכונה, ולא בטעות לייחס מידע לשורה שמעל או מתחת.
שילוב צרכים
- אסתטיקה? יש בתוך טבלאות מגוון כלים שמאפשרים להגדיר שינויים ויזואליים בלי לפגוע ברצף, בהם גודל גופן, שוליים עליונים/תחתונים, גבולות.
- כאשר תאים חוזרים על עצמם – למשל שם מחלקה – אפשר לייצר את האפקט בעת ההצגה הסופית, אחרי שהעריכה הסתיימה: מחיקה של מידע שחוזר על עצמו ושל גבולות (עדיף) או מיזוג של התאים.
צריך להציג מידע בעמודות, כך שהמידע בשורה לא קשור ליחידה אחת
למה כל המידע באותה שורה חייב להיות קשור זה לזה? הרי טבלה יכולה להיות דרך אסתטית לרכז מידע, מעין תחליף לטורים.
הסיבה
- כן, טבלאות בוורד הן דרך מוצלחת לשלוט במידע המוצג, מעין תחליף לטורים. אבל מה עם הקורא? איך ידע שהפעם השתמשתם בטבלה ככלי הצגה ולא כטבלה? בשל המוסכמות (הדקדוק של טבלאות) הקורא רואה טבלה, והמוח שלו מחפש את הקשר ומחבר את פרטי המידע שבשורה ליחידה שלמה.
שילוב צרכים
- אם בוחרים להשתמש בטבלה ככלי ארגון ויזואלי, עלינו לדאוג לכך שרק אנחנו יודעים שזוהי טבלה. כמובן בלי קווי גבול אופקיים, רווחים מוגדלים בין עמודות, אולי צבעי רקע שונים… תסתכלו על הטבלה בעין של הקורא.
רוצה לבנות טבלה לא שגרתית – אז למה לשמר רצף קריאה בכיוון הקריאה?
כמה מקורי להכין טבלה מאתגרת – אולי שקוראים אותה אנכית, אולי דווקא בניגוד לכיוון הקריאה ואולי בכלל מהמסגרת פנימה. התשובה הברורה שמקורי זה לא ערך – לטבלה יש תפקיד וכל שימוש חריג יפגע בשימושיות שלה.
הסיבה
- זוהי מוסכמה, ומטרה לה. כשאנחנו קוראים ספר אנחנו קוראים מימין לשמאל בעברית או משמאל לימין באנגלית. העיניים והמוח שלנו לא רגילים לתפוס פרטי מידע בסדר אחר. גם אם אתם מסתדרים עם הצגה לא שגרתית שכזאת, סביר להניח שהקוראים שלכם לא יתחברו.
שילוב צרכים
- בכל זאת אפשר להפעיל יוצאים מהכלל כאשר מדובר על טבלה שאינה בסיס נתונים. למשל, טבלה המדמה טופס: סביר שהשאלה או המידע שבטופס יהיה העמודה הראשונה, והתשובה בעמודה השנייה. במקרה זה גם לא נדרשת שורת כותרת.
שיקולים בהחלטה על רמת הפירוט של המידע שנכתב בטבלה
אם עד כה נתתי הסברים מוחלטים ופתרונות מוחלטים לנושא, מידת הפירוט דורשת חשיבה מעמיקה יותר, והיא תלוית־טבלה. כשאתם מחליטים מהי היחידה הקטנה ביותר, כלומר התוכן של כל תא, חשבו על הטבלה כיום, על התגלגלות אפשרית של הטבלה בעתיד ועל השימוש במידע כפי שאתם יודעים כיום וכפי שייתכן שיהיה בהמשך.
קווי החשיבה המנחים כוללים:
- מטרת הטבלה: רשימת אנשי קשר, למשל, יכולה לשמש גם למשלוח דוא"ל אישי (מיזוג דואר) או ממוקד לפי קריטריון זה או אחר.
- קהל היעד: מי נעזר במידע שבטבלה? מי מקליד מידע לטבלה?
- והטכני: יותר קל לחבר מידע מתאים שונים מאשר לפרק מידע בתא אחד לתאים נפרדים.
להדגמה מעשית מוצגת שוב טבלת אנשי הקשר שהוצגה בתחילת הפוסט:
למה הופרד השם הפרטי משם המשפחה? הכתובת מהעיר? הדבר נעשה מתוך מחשבה ושיקולים מושכלים.
תחילה הוגדר שמדובר בטבלה שיכולה להשתנות לאורך זמן, ושהמידע בה יוקלד על ידי אנשים אחדים. לנושא השימושים – מתוכנן להיעזר בה לדיוור כללי, ובהמשך לדיוור ממוקד. בהתאם התקבלה ההחלטה לפרוט את העמודות:
- מניעת טעויות אנוש: בעת ההקלדה של השם ייתכן שבטעות יוקלד שם משפחה לפני השם הפרטי. יש שמות שאפילו לא יאפשרו לדעת שכך קרה.
- להתכונן לצורך בפנייה אישית באמצעות דיוור: לא נהוג לפנות בשם המלא ("מר ג'ון לנון") אלא בשם פרטי או בשם משפחה. צריך לדעת לזהות, וצריך להקפיד שהזיהוי נכון (אתם לא רוצים לפנות ל"לנון היקר", וגם לא ל"מר ג'ון").
- תמיד אפשר לחבר מידע: למשל לצורך הכנת כתובת משלוח, פשוט בוחרים כמה שדות בהכנת המיזוג.
- בראייה עתידית שייתכן דיוור ממוקד לאזור גיאוגרפי, הופרדה העיר מהכתובת כדי לאפשר סינון פשוט.
עוד כמה מילים על הצד הוויזואלי של הטבלה
נושא האסתטיקה עלה למעלה כמה פעמים, ובהתאם הועלו רעיונות לשילוב בין אסתטיקה לעקרונות העבודה עם טבלאות, כך שהטבלה תהיה אמינה ותשרת אותנו ואת הקוראים. להלן ריכוז ההמלצות:
לטבלאות שמשרתות מטרה של מאחורי הקלעים אין צורך לעשות שום פעולות להגברת האסתטיקה, כי הדגש הוא על שימושיות. הכלים הקיימים של גופנים, צבעים, גבולות ורקע מאפשרים לנו ליצור טבלאות שימושיות עד מאוד ונוחות לעין.
הסיפור שונה כאשר הטבלה משולבת במסמך שמוצג לאחרים. שם המבנה של בסיס נתונים יכול ליצור עומס ויזואלי. לאחר שהגענו לנוסח הסופי, נוכל לפעול לשיפור האסתטיקה של הטבלה:
- לפצל ליותר משורת כותרת אחת, ולמזג את השורה העליונה כך שהעין תראה שהכותרת חלה על העמודות שמתחתיה.
- למזג תאים בעלי תוכן זהה, או (עדיף) למחוק את התוכן, מלבד התא העליון, ולמחוק גבולות פנימיים כך שהרושם הוויזואלי יהיה של מיזוג.
- במקרים חריגים מאוד, ובזהירות, להחליף בין עמודות לשורות.
- טיפ: שמרו את הנוסח המקורי, למקרים שבכל זאת יהיה צורך בשינויי עריכה מסוג זה או אחר בהמשך.
לסיום כמה מילים על הכלי שבו נבנה את הטבלה
לסביבת אופיס שלושה כלים עיקריים למשתמשים:
- וורד – טקסטים+
- מצויין לטבלאות קטנות יחסית, אך בשל מגבלות רוחב דף בעייתי ככל שכמות העמודות גדולה.
- יכולות ניהול הטקסטים בתאים מרשימות.
- יכולת עריכה – שינוי מיקום העמודות ומיון הם תהליכים מורכבים. אין אפשרות לסנן.
- אקסל – ניהול בסיס נתונים וחישובים
- גמישות מרשימה בארגון הנתונים, ללא מגבלות של מספר העמודות; מיקוד בקליק של מידע באמצעות הסתרה של עמודות (או שורות).
- יכולות עריכה (מיון, סינון) מתוחכמות אך פשוטות לביצוע.
- מגבלות של אסתטיקה וכמות מידע בהצגת טקסטים.
- פאוארפוינט – מצגות להעברת מסרים, ללא כלים מעשיים לעבודה עם טבלאות.
ראשית, חשוב לזכור שאנחנו יכולים לנהל את הטבלה בכלי אחד, ולהשתמש בנתונים ממנה בכלי אחר. על יכולות הדבקה, כולל שמירה על קשר בין נתוני המקור לנתונים המודבקים בעת עדכון, ראו בפוסט הדבקה פנים רבות לה.
שנית, עלינו לזכור שההחלטה הפיכה – קל להעתיק טבלה מכלי אחד לאחר ולהמשיך את ניהול הטבלה משם.
ההחלטה על הכלי מושפעת מגודל הטבלה, מהצרכים (נוכחיים ועתידיים) לשימוש בנתונים שבה ומאופי הנתונים שבה. לפעמים התשובה ברורה, לפעמים מדובר בהעדפה אישית.
ככלל אצבע, אני ממליצה בחום להשתמש באקסל. גם אם אתם לא מכירים את הכלי הזה, גם אם הנוסחאות מפחידות אתכם – נסו. ניהול נתונים באקסל כלל לא דורש שימוש בנוסחאות, ומי שעובד בסביבת אופיס ימצא את דרכו בקלות: העקרונות של הסביבה זהים, רק היכולות משתנות.
בכל כלי שתבחרו – זכרו את רצועת הכלים ואת האפשרויות המונגשות דרכה. בטבלאות יש רצועת כלים ייעודית, המופיעה רק כאשר הסמן ממוקם בטבלה, ובה כלים שרלוונטיים לטבלאות בלבד. אולם גם פקודות ברצועות כלים מוכרות וסטנדרטיות זמינות לכם לשימוש ופועלות בטבלה, כפי שפועלות בטקסט.
הישארו ערים לבלוג זה. בפוסטים עתידיים נתמקד בשימוש נכון ויעיל (וכיפי) של כלי הטבלאות בוורד ובאקסל, וביכולות הייחודיות של הכלי.
שימו לב! בגרסאות שונות של אופיס, גם אחרי עדכונים, יכולים להיות שינויים במיקום ואפילו בשם של הכלים המתוארים. לכן, ייתכן שהמוצג על המחשב שלכם ייראה שונה מצילומי המסך בפוסט. השתמשו ב"עזרה" כדי לאתר את מיקום ההגדרה בגרסה שלכם.
כאשר אתייחס ליכולות החדשות בגרסת 365 של אופיס אציין זאת, כדי לחסוך למי שעובד עם גרסאות קודמות חיפוש לשווא.
שכנעתי אותך שטוב מעשה במחשבה תחילה גם כשמדובר בטבלאות? רוצה להתקיל אותי על שימוש בטבלה שנדרש לך ולא מצוי במערך השיקולים הכתוב כאן?
כאן אפשר לספר לי על החוויות שלך ולהעלות את הבעיות שלך.
עוד על טבלאות:
כל מה שרצית לדעת על טבלאות חלק א
כל מה שרצית לדעת על טבלאות חלק ב
כל מה שרצית לדעת על טבלאות חלק ג
